2. Muutosjohtamisen ulottuvuudet

Kaikki johtaminen on jonkin muutoksen johtamista, onhan tavoitteena saada aikaan jotakin lähtötilanteesta poikkeavaa, saavuttaa jokin tavoite. Erilaiset tilanteet ja tavoitteet edellyttävät erilaisia johtamisrooleja ja erilaista muutoksen johtamisen osaamista.

Muutoksen johtamisessa voidaan tunnistaa seuraavat kolme ulottuvuutta:

  1. Tarinan ja matkan johtaminen
  2. Ihmisten ja asioiden johtaminen – Leadership ja Management
  3. Tunteiden johtaminen

SAMK_laatikkoteksti_1

2.1. Ihmisten ja asioiden johtaminen – Leadership ja Management

Organisaatiossa eivät asiat tee toisia asioita, ihmiset tekevät ne – tai jättävät tekemättä. Erityisesti muutostilanteessa korostuu ihmisten johtamisen osaaminen (leadership).

Silti tavoitteena ja suunnitelmissa olevat asiat on pidettävä selkeästi keskiössä, sillä muutostilanne on omiaan hämärtämään tehtäviä ja asioita sekä aiheuttamaan erilaisia ei-toivottuja ilmiöitä.

Muutoksen johtamisen vaiheet ja esimiehen rooli painottuvat eri tavoin riippuen siitä, millaisesta muutoksesta on kyse ja miten laajasti se vaikuttaa organisaatiossa. Merkitystä on myös sillä, onko muutos lähtöisin omista päätöksistä, reaktio johonkin ulkopuoliseen impulssiin. Yleisesti muutoksen vaiheet voidaan määritellä seuraavasti:

1. Muutosvision määrittäminen

Kerro selvästi ja tarpeeksi monella eri tavoin, mikä on tavoite ja miksi se on tärkeä. Kerro, mitä tavoite tarkoittaa organisaation eri tasoilla ja sidosryhmien kannalta. Muistuta, että kaikkien mukana olo on tärkeää ja kaikkia tarvitaan.

2. Muutoksen kohderyhmien ja  vaikutusten  tunnistaminen

Kuuntele ja ota huomioon saamasi viestit siitä, keiden tulisi olla mukana muutoksen suunnittelussa ja toteutuksen eri vaiheissa. Huolehdi siitä, että eri ryhmien kanssa vuorovaikuttaminen suunnitellaan ja että eri osa-alueiden osalta määritellään selkeät vastuut ja valtuudet.

3. Muutoksen projektointi ja suunnittelu

Huolehdi siitä, että muutokseen osallistuvat pääsevät ilmaisemaan kantansa muutokseen ja määrittelemään omaa rooliaan siinä. Huolehdi tarvittavasta osaamisesta ja taloudellisista resursseista. Varaa riittävästi suunnitteluaikaa sekä organisaatiolle että esimiehille. Ole realisti, mutta muistuta tavoitteen ulkoisista aikatauluista.

4. Organisaation rakenteiden muuttaminen tukemaan muutosta ja osaamisen  varmistaminen 

Ota suunnittelussa huomioon muutosprosessin edellyttämä ajankäyttö ja osaamistarpeet. Suuntaa muutosprosessin vaatimat resurssit oikein ja huolehdi tarvittavista muutoksista organisaatiossa.

Kouluta tarvittaessa johtajia ja esimiehiä, jotta heidän johtamisosaamisensa olisi muutosprosessin edellyttämällä tasolla.

Älä uskottele itsellesi ja muille, että kaikki muu jatkuu kuten ennen, ja samalla voidaan huolehtia käsillä olevasta muutoksesta omien toimien ohella!

5. Organisaatio- ja johtamiskulttuurin rakentaminen

Myös johtamisen käytäntöjen on useimmiten muututtava muutosprosessin onnistumisen varmistamiseksi. Huomaa, että jo valmiiksi täystyöllistetty ei voi enää tehdä lisää, pitää tehdä eri tavalla ja joskus muuttaa tehtävänkuvia vähintäänkin tilapäisesti. Huolehdi tarvittavien johtamistyökalujen ajanmukaisuudesta (johtamisosaaminen, vuorovaikutusvälineet, ajankäytön suunnittelutyökalut, tiedolla johtamisen työkalut).

6. Dialogin aikaansaaminen ja viestintä

Huolehdi siitä, että johdon ja koko eri tasojen organisaation vuorovaikutus on laadukasta, runsasta ja monenkeskeistä heti muutosprosessin alusta alkaen. Varmista, että kaikilla on osaaminen ja pääsy vuorovaikutustilaisuuksiin ja järjestelmiin. Ota huomioon eri kulttuuritaustat. Organisaation organisaatiokulttuurit voivat poiketa toisistaan paljonkin saman organisaation sisällä, varsinkin jos toimitaan laajalla maantieteellisellä alueella.

Muokkaa vuorovaikutuksen sisältöä ja tapoja tarvittaessa kohderyhmän mukaan. Toista asiat riittävän monta kertaa, riittävän monella eri tavoin, jotta kaikilla on samanlainen käsitys tavoitteesta ja sinne pyrkimisen tavoista.

7. Muutoksen etenemisen ja vaikutusten mittaaminen

Huolehdi alusta alkaen siitä, että tavoitteelle määritellään osatekijät, joissa on onnistuttava ennen tavoitteen toteutumista. Määrittele jokaiselle osatekijälle mittarit, joita seuraamalla todella voidaan saada tietoa juuri tuon osatekijän toteutumisesta. Kuuntele muutoksen tekijöitä, jotta kaikki vaikuttavat ja mitattavat tekijät tulevat huomioonotetuiksi. Huomioi sekä määrälliset että laadulliset mittarit.

Määrittele toimenpiteet, joihin mittaritiedon perusteella ryhdytään ja kuka niistä on vastuussa. Huolehdi seuranta- ja päätösvastuiden vastaavuudesta.

Huolehdi siitä, että mittaritieto on viipymättä niiden käytössä, joiden työhön tieto vaikuttaa.

Määrittele selkeät kronologiset ja laadulliset tavoitepisteet, joissa tarkastellaan koko muutosprosessin etenemisen tilaa ja tehdään tarvittaessa päätökset sen uudelleensuuntaamisesta.

2.2. Tarinan ja matkan johtaminen

Esimiehen on tärkeää tiedostaa, että muutos koetaan aina eri tavoin ja että jokainen yksilöllinen muutoskokemus on kokijalleen todellinen, siis tosiasia, joka on otettava huomioon toiminnassa. Kauniiksi kiillotettu väite muutoksen vaikutuksista ei ole uskottava, jos koetut tosiasiat kertovat toista.

Yksilöllistä muutoskokemusta voidaan kuvata seuraavasti:

Yksilöllinen muutoskokemus

Kerro, miksi muutos on tärkeä? Kieltämisvaiheessa (1) esimiehen tulee keskittyä viestimään tosiasioista uudelleen ja uudelleen sekä avaamaan muutoksen taustatekijöitä mahdollisimman syvällisesti. On myös kerrottava, jos joistakin asioista ei voi avoimesti kertoa. Mahdolliset muutoksen negatiiviset vaikutukset on tuotava avoimesti esiin ja niistä on keskusteltava.

Muutoksen kohteena oleville tulee antaa aikaa kohdata tilanne ja heitä tulee rohkaista ilmaisemaan tunteensa ja reaktionsa. On järjestettävä riittävä määrä tilanteita, joissa näitä tunteita voidaan käsitellä sekä yhtenä joukkona että henkilökohtaisesti.

Ota mukaan vaikuttamaan! Turhautumisvaiheessa (2) esimiehen tulee tarjota tukeaan ja olla läsnä. Muutoksen kohteena olevia tulee kuunnella ja esimiehen tulee myös osoittaa kuuntelevansa – tarvittaessa paneutumalla yksilötasolla koettuun. Esimieheltä edellytetään empatiakykyä ja empatian osoittamista, mutta samalla on pidettävä koko ajan selkeästi esillä muutoksen tavoitetta.

Tarvittaessa tavoite on purettava pieniin, kutakin työntekijää lähinnä koskeviin osiinsa. Havaitut osaamisen puutteet on korjattava koulutuksella ja valmennuksella.

Varmista tuki ja osaaminen toimia uudessa tilanteessa!  Kokeiluvaiheessa (3) on edelleen tärkeää korostaa tavoitetta, jotta kokeilut ja ideat eivät lähde sivuraiteille. Onnistuneita ”boksin ulkopuolelta” -ideoita tulee nostaa esille ja rohkaista edelleen sellaisiin. Katse on pidettävä vahvasti tulevassa ja tulevissa hyödyissä.

Kannusta, palkitse ja puutu! Sitoutumisvaiheessa (4) oleva kaipaa tunnustusta toimiessaan tavoitteiden mukaisesti. On tärkeää mahdollistaa onnistuminen vastuuta kantamalla ja itsenäisiä ratkaisuja tekemällä. Jatkuva vuoropuhelu, palaute ja tuen tunteen synnyttäminen ovat esimiehen tärkeitä prioriteetteja.

2.3. Tunteiden johtaminen

Ihmisiä johdetaan vaikuttamalla heidän ajatuksiinsa ja tunteisiinsa, niiden kautta voidaan johtaa heidän käyttäytymistään. Tunteiden johtaminen on vaikuttavampaa kuin ajatusten johtaminen ja ilman otollista tunneilmastoa johtamisesta tulee hyvin hankalaa.

Luottamuksen synnyttäminen ja ylläpitäminen on johtamista tukevan tunneilmaston kannalta oleellisin tekijä.

Tunteiden kautta vaikuttavan muutoksen johtamisen tunnuspiirteitä ovat:

Johdonmukaisuus
Ovatko asiat ennakoitavissa?

Autonomia
Voinko vaikuttaa omaan tilanteeseeni ja tulevaisuuteeni?

Liittyminen ja sitoutuminen
Olenko tekemisissä ystävien vai vihollisten kanssa?

Oikeudenmukaisuus ja tasapuolisuus
Onko toiminta reilua ja kohdellaanko kaikkia samalla tavalla?

Asema
Nouseeko vai laskeeko statukseni?

Esihenkilön huoneentaulu kriisimuutoksessa